Tipe Data Microsoft Excel

Secara umum, Microsoft Office Excel membagi tipe data menjadi 3, yaitu label, numerik dan formula, perhatikan tabel berikut ini.

 ·         Label    :Atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut hanya menerangkan data numerik dan formula. Semua huruf dan simbul dimasukkan ke dalam data bertipe label, demikian juga halnya dengan angka yang tidak akan dihitung seperti nomor telepon.

 ·       Numerik   : Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan format. Data tipe ini dapat dihitung, misalnya harga barang, nilai mahasiswa dan sebagainya. 

·         Formula     : Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan. Formula kurang lebih sama dengan rumus. Misalnya untuk menghitung omzet penjualan barang dan sebagainya.

 

Untuk mempermudah penjelasannya, silahkan perhatikan gambar diatas, tulisan Panjang, Lebar dan Total yang berada pada sel A3, dan A4 merupakan data bertipe label. Sementara angka 6 (nilai panjang) dan 5 (nilai lebar) adalah data bertipe numerik. Angka 30 (nilai total) merupakan hasil perkalian dari panjang dan lebar (nilai B3 kali nilai B4).  Data terakhir ini beritipe formula. Nah sekarang sudah tau bedanya kan, mana tipe data yang menggunakan Label, Numerik dan Formula.

Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel

Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.

1. Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

2. Fungsi Sum

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

3. Fungsi Max

Fungsi Max digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4. Fungsi Min

Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

5. Fungsi Count

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

6. Fungsi Logika IF

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:

Lambang Fungsi

= Sama dengan

< Lebih kecil dari

> Lebih besar dari

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

<> Tidak sama dengan

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan contoh berikut:

Contoh logika IF

Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom TANDA sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas Kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa kondisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Tidak perlu khawatir, langsung saja perhatikan gambar diatas pada tabel sebelah kanan. =IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”. Nah sekarang sudah paham kan bagaimana cara menggunakan fungsi IF, sekarang langsung dipraktekkan deh supaya tidak lupa.

Cara Menulis Rumus Excel

Setelah mengenal beberapa rumus excel yang sering digunakan untuk administrasi diatas, maka sekarang Kita bahas cara menuliskan rumus excel di area lembar kerja.

Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung

• Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan 
• Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.

Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel

• Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan 
• Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.

Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse

• Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan
• Ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
• Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
• Tekan tombol enter

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamat sel.

Operator Matematika yang Sering Digunakan

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah sebagai berikut:

+ Penjumlahan

- Pengurangan

* Perkalian

/ Pembagian

^ Perpangkatan

% Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-). Jika pekerjaan Anda adalah berhubungan dengan data statistik, maka Anda akan sering menjumpai operator-operator matematika diatas.

Cara Keluar dari lembar kerja Microsoft Excel 2007

Bila Anda sudah selesai membuat atau memperbaiki workbook dan ingin keluar dari Microsoft Excel, Anda dapat menggunakan Office Button kemudian pilih Close atau dengan mengklik tanda silang yang ada pada ujung kanan atas layar. Akan tetapi jangan lupa untuk menyimpan terlebih dahulu pekerjaan Anda dengan menekan icon Save pada toolbar atau kombinasi tombol CTRL + S. Jangan lupa simak terus update mengenai tutorial belajar excel pada postingan nanti ya kawan.

Sekian dulu update mengenai Belajar Microsoft Excel Pemula Mahir Dalam Sekejap semoga bisa bermanfaat untuk Anda semuanya, jika Anda mau untuk serius dalam belajar, pastinya Microsoft Excel bukan sesuatu yang menakutkan dan jika anda mau rutin dalam berlatih, maka bisa dipastikan anda juga pasti mahir dalam microsoft excel.